تعتبر عملية إدارة المشاريع من العلوم الإنسانية الأزلية و التي فرضت نفسها عبر الازمنة الغابرة بصورة ملاصقة مع تطور العلم والحضارات والماديات ؛ لذا أصبح لهذا الفن الإنساني نظريات ومعايير تساعد على تحقيق أهداف المشاريع بصورة منتظمة وباوقات محددة.
سوف اتحدث في هذه المقال عن أهمية الأدوات الرئيسية لنجاح أي مشروع بصفة عامة و أقصد هنا "بصفه عام" أي مهما كانت طبيعة المشروع سوى كانت من الناحية الوصفية والتي تأخذ عدت اشكال قانونية (مساهمه , مسؤلية محدودة , تضامنية ..) أو كانت من الناحية الحجم (من 1 إلى 199 عامل مؤسسة صغيرة, من 200 إلى 499 مؤسسة متوسطة الحجم ..) وغيرها من الاوصاف الأخرى والتي تحدد طبيعة وحجم المنشأة.
قبل البدء هناك سؤال مهم يجب الإجابة عليه وبالتأكيد أن كل شخص يفكر في إنشاء أي مشروع سوف يسأل نفسه هذا السؤال قبل أن يسأل الأخرين وهو .. هل سوف ينجح مشروعي؟
وجوابي على هذا السؤال في كل مره اسأل "نعم" سوف تنجح بشرط أن تأخذ بالاسباب التالية بعد توفيق الله وسوف تذوق طعم النجاح.
أدوات نجاح المشروع
اقصد بأدوات نجاح المشروع هي تلك العناصر التي تبنى عليها المشاريع المخطط لها وفق أهداف المشروع , أي أنه لدينا ( أفكار , أهداف , خطه , عناصر أخرى ..)
الفكرة:
تكمن القوة الفعلية في نجاح أي مشروع في "الفكرة" حيث أن الافكار الجديدة وغير التقليدية هي وحدها من تصنع النجاح لذا نجد أن سوق الاستشمار غالباً مايجمع بين طرفين "صاحب فكرة" و "صاحب راس مال" حيث ينتج عنهما مشروع استثماري يتم من خلاله تشغيل الفكرة أو الافكار لتخرج بصورتها النهائية.
وتعتبر الأفكار بطبيعتها أما أفكار جديدة أي لم يتم تطبيقها من قبل أو مستحدثها بحيث تكون فكرة تقليدية ولكن تم تطويرها لتكون صالحة وهذا هو الغالب في الافكار التي نشاهدها في أغلب المشاريع.
الهدف:
خلصت النظرية الاقتصادية التقليدية للمشروع على أن تحقيق أقصى ربح ممكن يعتبر من الأهداف الرئيسية للمشروع , ولكن مع التطور الحديث في مجال الاعمال.
والمشاريع تطورت المفاهيم و الافكار الاقتصادية حيث اصبح الهدف من تحقيق الأرباح فقط أمر غير مجدي ؛ و لا أبالغ إن قلت هو طريق للخسارة ؛ لذا يجب أن يشمل الهدف/ الأهداف النقاط التالية لتصبح أهداف مجدية:
1- يجب أن تكون محددة.
2- يجب أن تكون استراتيجية وتكتيكية وتشغيلية.
3- يجب أن تكون واقعية وممكنة التحقق.
4- جب أن تكون مرنه "أي قابلة للتغيير أو التطوير" في حال تطلب الامر ذلك.
التخطيط:
تعتبر عملية التخطيط إحدى أهم المراحل الاستراتيجية والتشغيلية للمشروع لذا نجد أنها تمر - أي التخطيط - بمراحل هامة جداً وتكتيكية , حيث تبدء من تحديد الأهداف وتسمتر مع استمرار المشروع .
وتأخذ عملية التخطيط صوراً مختلفة فهناك التخطيط المرحلي والذي غالباً ما يكون في سنة أو أقل , وهناك التخطيط الاستراتيجي والذي يكون لأكثر من سنه , وتختلف طبيعة كل صورة من صور حيث تقاس النتائج في التخطيط المرحلي على اساس الزمن والتكلفة والهدف بينما يقاس التخطيط الاستراتيجي على تحقيق الأهداف الرئيسية للمشروع.
الإدارة المالية:
كثير من المشاريع قد تخسر بالرغم أنها تمتلك أدوات النجاح من فكرة وأهداف وتخطيط وغير ذلك ويقف البعض عجباً كيف لهذه المشروع أو ذلك أن يخسر ؛ بل أني وقفت على إحدى المشاريع الناجحه ذات الثقل الاقتصادي في قطاعها والتي خسرت لدرجة الافلاس وبالبحث والتحري وجدت أن الخلل الذي ساق المشروع إلى الهاوية هو النظام المالي الذي كان يفتقر لابسط عناصر الرقابة وكان السبب الفعلي لأنهيار الشركة , وننسى كذلك خسارة أكبر شركة للطاقة "إيرنون" الأمريكية صاحبة الحدث العظيم كانت بسبب "التحايل" الناتج عن ضعف الرقابة المالية الداخلية و والنتائج المالية الخارجية والتي كانت تفتقر إلى أبسط عناصر الشفافية والافصاح على بعض عملياتها المالية.
كما أن بعض المشاريع ذات الطبيعة الانتاجية تجد في كثير من الاحيان نفسها في مأزق أو منعطفات مالية خطيرة , حيث أن تقييم تكاليف الإنتاج تختلف بالكلية عن تقييم العناصر الاخرى غير الإنتاجية ؛ حيث تشمل تكاليف الانتاج جميع التكاليف من المواد الأولية والتكاليف المباشرة للمنتج وغير المباشرة وعامل الزمن وغير ذلك من الأمور الهامة في تحديد التكلفة وغيرها مما يدخل في تكلفة المنتج.
القيادة الإدارية:
ربما هي العائق لدى البعض حيث أن الإدارة تتطلب كاريزما محددة ذات شخصية قوية وحازمة وحضور طاغي , وتعتبر "الإدارة" من المهام القيادية التي تقود المشروع إلى الهدف وفق الخطط والاستراتيجيات المحددة , وتمتد مهام الإدارة لتشمل كل مايرتبط بالعملية التشغيلية والمالية للمشروع وكذلك إدارة العاملين في المشروع , ومن الأخطاء التي يقع فيها البعض وتكون سبباً لحدوث أزمات إدارية أو ثغرات لتحقيق البعض مصالحة الشخصية هي عدم تحقيق مايعرف بـ "فصل المهام" أؤكد على هذه النقطه المهمه وأعني بفصل المهام على سبيل المثال بأن لا يكون محاسب المشروع هو من يقبض ومن يودع ومن يصرف ما إلى ذلك من دون فصل كل مهمة باشخاص يتحملون مسؤولية كل مرحلة أو أن يكون الشخص المسؤول عن الموظفين هو نفسه من يتولى الأمور القانونية الداخلية وهكذا.
تخمين وإدارة مخاطر المشروع:
قد يرى البعض بأن تأمين جزء من الملبغ المستثمر أو الاستفادة من الجهات المعنية بعملية التأمين خسارة لا جدوى منها , وهذا غير صحيح حيث أن الخسارة الفعلية تكمن في عدم خمين المخاطر مسبقاً ووضع الاحتياطات الازمة لمواجهتها والتخطيط لها تخطيطاً استراتيجياً وتكتيكياً وكذلك تشغيليا.
ولقد اصبح كثير من الشركات والافراد مهتمين بالادوات والبرامج المعنيه بذلك ومنها على سبيل المثال Risk Management Program حيث تستطيع المنشأة أو الفرد تحديد المخاطر المستقبلية والحالية المحتملة الوقوع وتقييم درجة أثرها وتأثيرها على المنشأة أو الفرد وتحليلها بدقة لتتضح الاسباب والمسببات التي تحيط بهذا الخطر وكيفية التعامل معها كما يستطيع أن يدير الأزمة أو الأزمات بصورة دقيقة وأكثر احترافية.
على اية حال .. فإن دراسة اي مشروع يتطلب دراسة أولية للحاجات الفنية والمالية والتسويقية والتنافسية للمشروع , وتعنى الدراسة بالتحديد في جمع وتحليل البيانات والمعلومات المتعلقة بالمشروع وعرضها بأسلوب منطقي للوصول الى قرار فني واقتصادي غالباً ماتكون في شكل قوائم ومؤشرات مالية لقياس مدى قدرة المشروع على تحقيق الهدف , و مدى إمكانية إجراء دراسة جدوى اقتصادية مفصلة للمشروع.
نصيحة: لا يكون هدف المشروع هو تحقيق أرقام فقط بل يجب أن تكون هناك أهداف استراتيجية واضحة ومحددة لاستمرارية المشروع.
مشكور على المقال الله يعطيك العافيه
الحقيقة أنه لدي فكرة وأطمح لتحقيق مشروع وأنا متأكد أنه باذن الله سيكون ناجح لأنه سيحل مشكلة عويصة في بلادنا وأتمنى أن أجد معونة مالية لتحقيق هذا المشروع