هل تعاني في المكتب من صعوبة إيجاد ملف او مستند ؟ او أن مساحة المكتب لديك غير مستغلة بالشكل المطلوب ؟
تنظيم المكتب او مكان العمل مهم جدا ولإنه بحسب بعض الإحصائيات فإن الموظف يهدر حوالي اربع ساعات اسبوعيا للبحث عن اوراق أو مستندات، مما يزيد من الإجهاد ويقلل من التفكير الإبداعي مما يؤثر في أداء العمل بشكل سلبي.
ولذلك أبتكر اليابانيون منهجية لمعالجة هذه المسائل عن طريق إتباع خمس خطوات بسيطة و سموها بمنهجية 5S و هي طريقة لتنظيم مكان العمل سواء كان مكتب أو المصنع أو معمل عن طريقة ٥ خطوات أساسية :
تصنيف Sorting: تصنيف الأشياء اللازمة في الوقت الحالي أو إزالة أي شيء غير ضروري في مكان العمل سواء كانت اوراق أو أدوات لا تستخدم عادة.
تنظيم Set in Order: ترتيب الأدوات في مكان العمل ووضع كل شيء في مكان محدد
تنظيف أو تلميع Shining: تنظيف مكان العمل و الأدوات بشكل مستمر وهي عملية تتم بشكل دوري
تنميط Standardize : ضبط المعايير و الممارسات داخل مكان العمل وإعتماد القواعد لضمان الضبط بشكل كامل
تثبيت Sustain: عدم العودة بتاتا للطرق القديمة عن طريق وضع نظام للتأكد من الإستمرارية.
منهجية 5S نظام إبداعي يساهم في التفكير بشكل منظم وعملي و من فوائد هذه المنهجية هي وضع كل شي في مكانه و المحافظة على ترتيب و نظافة مكان العمل الذي يجعل من السهل أداء العمل من دون أي ضياع للوقت أو مخاطر إصابات العمل.
ويمكن قياس مدى فاعلية تطبيق هذه المنهجية عن طريق :
1- قياس مدى التحسن : مثلاً تحسن جودة المنتج او تحسن في الاداء.
2- انخفاض في الأنشطة ذات القيمة الغير المضافة : مثلاً اخطاء العمال أو زيادة معدل الوقت المهدر.
إذا قررت أن تنظم نفسك وبيئتك على نحو أفضل ، أعتقد أن تطبيق منهجية التاءات الخمسة هي وسيلة رائعة لتحقيق هذا الهدف. فهي ليست معقدة، ولكن التحدي يكمن في كيفية تطبيق الخطوات والمحافظة على النظام والإستمرارية في تطبيقها، لذلك تطبيق منهجية التاءات الخمسة بنجاح سيساهم بشكل كبير في تحسن اداء الموظف وتقليل الأخطاء في مكان العمل أو حتى المنزل. لذلك عندما تجرب مدى روعة العمل في بيئة نظيفة ومرتبة ، يصبح إتباع منهجية التاءات الخمسة جزءاً مهماً من حياتك العملية و روتينك اليومي.
جرب إتباع هذه المنهجية و ستفاجأ بمدى شعورك بالراحة والإنتاجية !
خاص_الفابيتا
