تعد جمعية المساهمين السلطة العليا في الشركة المدرجة ومحكمة القرارات الهامة لشؤونها ونقطة التواصل الرئيسية بين المساهمين ومجلس الإدارة، إدارة الشركة، والمحاسب القانوني والتي يتم من خلالها إطلاع، مناقشة والتصويت على جدول الأعمال المعد من قبل مجلس الإدارة ولكل عضو في المجلس الحق في إضافة أي بند لجدول الأعمال، وفي ظل التطورات المستمرة وتمكين وسائل التقنية الحديثة وتعزيز مفهوم الوعي الكافي من قبل الجهات التنظيمية إلا أن واقع بعض الممارسات المستمرة التي يقل الوعي بها ما زال مستمراً ويتطلب المزيد من الجهود للوصول إلى درجة كافية من الوعي، ابتداءً من تحديد جدول الأعمال التي ستٌطرَح في اجتماع الجمعية وتوجيه الدعوة وأحقية كل مساهم لحضور الجمعية والتصويت على بنود الجمعية حتى وإن كان المساهم من أعضاء المجلس فيملك الحق في التصويت إلا أن الأنظمة منعت بعض البنود التي تنطوي على تعارض مصالح بشكل مباشر أو غير مباشر مع أعضاء المجلس منها: مكافآت أعضاء مجلس الإدارة، إبراء الذمة، التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة والأعمال المنافسة، الاستحواذ على جهة يملك بها العضو تنطوي على مصلحة وغيرها فلا يحق لهم التصويت على تلك البنود عند وجودها في جدول الأعمال في الجمعية ويعد التصويت عليها تجاوز لنظام الشركات ولائحة الحوكمة.
ومن حيث واقع الممارسات العالمية فتعد الولايات المتحدة، المملكة المتحدة، فرنسا، إسبانيا إيطاليا من الدول التي لا تنص قوانينها على مفهوم إبراء الذمة ولا يستوجب عرضها على الجمعية العامة للمساهمين بينما يعد إجراء قانونياً في ألمانيا وهولندا، ولكن لا تحول الموافقة عليه من المساءلة في الإهمال أو الغش ومن حيث تعارض المصالح، مكافآت أعضاء المجلس، التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة والمنافسة فقد أجمعت الدول على عدم تصويت أعضاء مجلس الإدارة عليها عند وجود مصلحة كما تخضع لموافقة لجنة المراجعة الصفقات مع أطراف ذوي علاقة في الولايات المتحدة و المملكة المتحدة. ومن الأمثلة على ذلك تصويت أعضاء مجلس الإدارة على بنود لا يحق لهم التصويت عليها فضيحة شركة (Olympus) اليابانية المتخصصة في الأجهزة الطبية وموافقتهم بالرغم من وجود تضارب مصالح وفضيحة شركة (Satyam) الهندية في مجال تقنية المعلومات وأُوقِعَت العقوبة على أعضاء المجلس المشاركين وسجنهم وحل المجلس.
وفي المملكة العربية السعودية فقد وضحت الأنظمة واللوائح بعدم أحقية التصويت لمثل تلك البنود عند وجود مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، وبالنظر إلى بند الموافقة على إبراء الذمة في الجمعية العامة للمساهمين فإنه لا يمنع من رفع دعوى المسؤولية على الأعضاء ولا تحول موافقة الجمعية العامة على إبراء ذمة المدير أو أعضاء مجلس الإدارة من إقامة الدعاوى ، كما نص نظام الشركات السعودي بأنه لا تسمع دعوى المسؤولية بعد مضي (خمس) سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية للشركة التي وقع فيها الفعل الضار أو (ثلاث) سنوات من انتهاء عمل المدير أو عضوية العضو في مجلس الإدارة أيهما أبعد. واستثناء من ذلك حالتي التزوير والاحتيال، ولغرض التوضيح نفترض أن مجلس الإدارة أو المدير ارتكب فعلاً ضار خلال السنة المالية 2020م وانتهت عضويته في المجلس بنهاية عام 2023م فتحسب الخمس سنوات وتنتهي بنهاية عام 2025م بينما الثلاث سنوات تنتهي بنهاية عام 2026م لأنها المدة الأبعد.
أما في حال رفض الموافقة على بند إبراء الذمة في الجمعية العامة للمساهمين فإنه قد يحمل المعنى اتهاماً لعمل المجلس وإساءة إلي السمعة في حال عدم وجود أدلة وإثباتات وعدم اتخاذ أي إجراءات حيال ذلك مما يؤدي إلى إرباك المجلس وتدهور ثقته مع المساهمين في ظل استمرار دورته في الشركة، فغالباً ينتهي الأمر بانتهاء الجمعية وتستمر الأعمال في المجلس دون اتخاذ أي إجراءات من قبل المصوتين، فما المنفعة من استمرار عرض هذه البند بالرغم من عدم إلزامية عرضة على المساهمين في الجمعية وعدم الإعفاء من المسؤولية وفق الأنظمة واللوائح، وقد يرى البعض أنه يحمل معنى لأعضاء المجلس في تجديد الثقة ومدى الرضا من قبل المساهمين عن أداء المجلس وأنها رسالة واضحة لاستمرار أو استقالة المجلس أو عدم الاقتناع بما يقدمه وسحب الثقة.
كما يجب التأكد من قبل مجلس الإدارة أن التعاملات مع أطراف ذوي العلاقة تخدم مصلحة الشركة وليس الأفراد ولا يحق التصويت للطرف ذوي العلاقة في قرار مجلس الإدارة أو الجمعية تجنباً لتضارب المصالح وضمان عدالة القرار، وفي حال وجود مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس تكون القاعدة العامة لحساب التصويت على البند كما يلي: إجمالي الأسهم الحاضرة للاجتماع مع استبعاد إجمالي الأسهم المملوكة للطرف ذوي العلاقة يساوي أجمالي حقوق التصويت الصحيحة للبند مع موافقة الأغلبية وتحسب نسبة الموافقة كالتالي: (عدد الأسهم الموافقة /تقسيم أجمالي الأسهم المُصوّتة بعد الاستبعاد) 100 x
دائما ما يتولى رئاسة الجمعية العامة رئيس المجلس أو نائبه، لذا يقع على مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية في الشركة مراعاة ما يٌعرض على المساهمين في الجمعية العامة، ومن مبادئ الحوكمة التي يتوجب مراعاتها عند طرح بنود الجمعية مدى الحاجة إلى إضافتها، المرجعية النظامية، عدم دمج أكثر من بند في بند واحد، اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوعية المجلس في البنود التي لا يحق لهم التصويت عليها والإفصاح عن ذلك، اثبات الإبلاغ في محضر اجتماع المجلس، استخدام سياسة الحجب لبعض البنود، عقد الورش التوعوية بشكل مستمر، مراقبة تضارب المصالح. وقد ينتج عن المشاركة في التصويت في حال وجود مصلحة تغيير لمسار القرار مما يؤدي الي تجاوز للأنظمة واللوائح وبطلان الموافقة على القرار، ويمكن للمساهمين الطعن في القرار، كما يعفى أعضاء مجلس الإدارة المعارضون للقرار من المسؤولية عند ثبوت اعتراضهم في محضر الاجتماع وقد يناط بالإدارة التنفيذية من خلال إدارة الحوكمة والالتزام وأمين سر المجلس وسكرتير الجمعية التأكد من مراعاة تلك الإجراءات بمتابعة من رئيس المجلس أو نائبه.
خاص_الفابيتا
ماذا لو كان اصحاب العلاقة الي هم اعضاء مجلس ادارة يملكون شركة اخرى وهي تتملك أسهم في نفس الشركة المساهمة الي يتم التصويت فيها على العقود هل في هذي الحالة وش النظام يقول؟ في شركة تجزئة عائلية فيها هذي التصرفات بحيث كل البنود يتم الموافقة عليها لأنهم يملكون نسبة بطريقة غير مباشرة