بصرف النظر عن النتائج التى يتم التوصل إليها من عملية المراجعة، أو المستوى الذى يرفع إليه التقرير أو نوعه،فإن تقارير المراجعة الداخلية يجب أن تكتب بصورة شبه رسمية وتأخذ شكلا نمطيا يساعد فى التعرف على محتويات التقرير دون أن يجد اختلافات شكلية واضحة بين التقارير التى تصدرها إدارة المراجعة الداخلية وترجع اهمية التقرير النهائ لكونه المنتج النهائى لعملية المراجعة ...!!
في هذا الصدد يجب أن يتضمن التقرير،النمطى على الأقل،الفقرات الآتية كحد أدنى،ودون تحديد محدد لمضمون هذه الفقرات.
1-المقدمة:
دون إخلال ببعض الإيضاحات التى يرى المراجع الداخلى تضمينها فى فقرة المقدمة ، يجب أن تتضمن هذه الفقرة العناصر الآتية كحد أدنى:
1-محتويات التقرير
2-الجهة الخاضعة للمراجعة
3-طبيعة المهمة
ويجب أن يسبق فقرة المقدمة عنوان للتقرير ، وتحديد للجهة المعنية باستلام التقرير.
2-الملخص التنفيذى
وهو عبارة عن ملخص يحتوى النقاط الأساسية للتقرير وتتضمن هذه النقاط باختصار ما يلى:
أ-موجز عن هدف المهمة وطبيعتها.
ب-الإجراءات التنفيذية الأساسية للعمل.
ج-أهم النتائج التى تم التوصل إليها.
د-أهم الاقتراحات والتوصية
والملخص التنفيذى بهذا الشكل يعطى للقارئ فكرة سريعة عن مضمون التقرير.
3-خلفية المهمة
تتضمن هذه الفقرة بعض المعلومات والإيضاحات عن خلفية مهمة المراجعة الداخلية وتطورها ، والبيانات ذات الصلة بها،وأى نتائج سابقة تم التوصل إليها بشأن هذه المهمة.
4-الهدف والنطاق
تعتبر فقرة الهدف والنطاق فقرة مهمة من فقرات التقرير لأنها تحدد بصورة واضحة حدود التقرير والخط العام له حتى لا يتوقع منه المستفيد أكثر أو أقل مما يجب،وتشمل هذه الفقرة النقاط الآتية.
أ-طبيعة المهمة وارتباطها بأهداف المراجعة الداخلية على مستوى المنشأة.
ب-نطاق المهمة وحدود الفحص وأعمال المراجعة.
ج- الإجراءات والأساليب المتبعة لإنجاز المهمة.
د-مسئولية فريق المراجعة عن العمل بالمهمة، ومسئولية الإدارة المعنية.
ﻫ- أهداف المراجعة التى يتعين الوصول إليها.
و- الجهة المستفيدة من تنفيذ مهمة المراجعة.
5-الملاحظات
الملاحظات تعتبر نتائج الفحص التفصيلية التى ظلت محل اختلاف بين فريق المراجعة والإدارة المعنية. ووضع هذه الملاحظات فى شكل نقاط خلافية يلقى بمسئولية الفصل فيها على الجهة المستفيدة من التقرير. وعند عرض الملاحظات،فإنه يجب أن يعرض وصف للحالة والآثار المترتبة عليها والأسباب التى أدت إلى التحفظ بشأنها وكذلك رد الإدارة على كل ملاحظة من الملاحظات.
ويراعى عند عرض الملاحظات أخذ الأمور الآتية:
أ-الحالات المكتشفة من خلال عمليات المراجعة.
ب-المعايير المستخدمة فى الحكم على الحالات.
ج-الآثار المحتملة لكل حالة من الحالة والمخاطر المرتبطة بها.
د-أسباب الحالة بشكل مفصل
6-التوصيات
يجب إعداد فقرة مستقلة للتوصيات التى تقدمها المراجعة الداخلية بناءً على المهمة ، وفى هذا الصدد يجب أن تشمل هذه الفقرة ما يلى:
أ- إشارة إلى الملاحظات التى أدت إلى تقديم التوصيات.
ب-الإجراءات التصحيحية التى من شأنها تعديل القيم أو النتائج أو الأعمال.
ج-المقترحات اللازمة لسد الثغرات التى أدت إلى هذه الملاحظات وعلى الأخص ما يرتبط منها بالإجراءات المحاسبية والرقابة الداخلية.
خصائص التقارير الجيدة:
يجب أن تتصف التقارير بالخصائص الفنية التالية:
1-موضوعية: التقارير الموضوعية تحتوي على حقائق وتكون غير متحيزة وخالية من التشويهات ويجب أن تشتمل الأسباب والنتائج والتوصيات بدون تحيز.
2-واضحة: التقارير الواضحة يتم فهمها بسهولة ومنطقية. ويمكن تحسين الوضوح بتجنب أي لغة فنية غير ضرورية وبتوفير معلومات كافية ومؤيدة.
3-موجزة: التقارير الموجزة تكون في الموضوع وتتجنب التفصيلات غير الضرورية .
4-بناءة : التقارير البناءة هي التي تساعد الجهة محل المراجعة وتؤدي إلى تحسينات عندما يتطلب الأمر ذلك وذلك نتيجة لمحتويات التقرير ولهجته.
5-في الوقت المناسب: أي إصدار التقارير بدون تأخير غير مبرر وتساعد على اتخاذ إجراءات فورية وفعالة.
ارجو ان نكون قد اوضحنا فى هذا المقال اهمية تقارير المراجعة الداخلية ومفهومها وطرق كتابة التقارير خاصة انها المنتج النهائ بما يعود على المهتمين بمجال المراجعة الداخلية عامة والمشتغلين خاصة بالفائدة والنفع والى الملتقى فى مقال جديد فى سلسلة المقالات التثقيفية مع دعواتى للجميع بالاستفادة والتوفيق.
