ذكرنا فى مقالنا السابق اهم عنصر من عناصر مقومات الرقابة الداخلية الفعالة الاوهو وجود خريطة تنظيمية او خطة تنظيمية ولقد تفاعل معى العديد من القراء الافاضل ولكننى شعرت فى بعض تعليقاتهم بنبرة يأس من ان تسود مقومات الرقابة الفعالة ولعل هذا اتى من الكم الهائل من الشركات والمؤسسات والهيئات بل والدول التى تغيب فيها مقومات وانظمة الرقابة الفعالة ولكننى لا اشاركهم هذا الشعور نظرا لانه بدون وجود هذه الرقابة الفعالة سوف نخسر الكثير وخاصة فى عالمنا العربى.
ولقد راينا شركات ومؤسسات دولية وعملاقة فى امريكا واوربا قد انهارت وافلست لغياب عناصر الرقابة الفعالة بل انى اعتبر ان من اهم اسباب الازمة العالمية ان لم يكن اهم سبب على الاطلاق هو غياب الرقابة كما ذكرنا فى مقالنا ( ايتها الرقابة الغائبة .. اين انت ؟!1 ومتى تعودين ؟!! ) ولكن سأظل اطالب دون يأس وانى على يقين من ان الكثيرين يشاركوننى هذا الرأى وهذه المطالبة ولهذا الايحق لنا ان نطالب وننادى معا : (أيتها الرقابة الفعالة .... أين انت ؟!! ومتى تسودين ؟!!) وهذا ما عهدناه من ان اشتداد الظلام دليل على اقتراب الفجر... واخبرنا به الله عزوجل ( فأما الزبد فيذهب جفاء وأما ما ينفع الناس فيمكث فى الارض ) ونستكمل فى هذا المقال مقومات نظام الرقابة الفعال:
ثانيا : عناصر بشرية ملاءمة :
يتم اختيار الموظفين بعناية ووضعهم فى المناصب التي يمكنهم تحمل مسئولياتها .. وهذا الأمر يستدعى الأخذ فى الاعتبار ما يلى :
1. اختيار الموظفين على أساس تحليل الوظائف وتقدير المؤهلات اللازمة لها :
تم اختبار المتقدمين للوظيفة لاختبارهم استعدادا وتأهيلا لشغلها ويجب أن يشمل الاختيار فحص سيرة الموظف وسمعتة الشخصية ويذكر أن بعض الشركات تؤمن على أخطار خيانة الأمانة حيث تقوم شركات التأمين بدراسة ملفات الموظفين وخاصة للموظفين التى تتطلب وظائفهم تداول النقدية او حفظها او التعامل معها .
2. تدريب الموظفين :
ينبغي أن يتم هذا التدريب وفقا لسياسة مرسومة وألا يترك لكي يكتسب الموظف من رؤسائه أثناء العمل كأن يتم إلزام الموظفين الجدد الذين يعملون فى الصباح بحضور محاضرات تدريبية فى المساء .
3. مراجعة أعمال الموظفين :
وذلك لملاحظة أوجه النقص او القصور أو الضعف فيها وليتم تصحيح الأوضاع فورا .
وتعد النقاط السابقة الذكر هي المميزات الأساسية للنظام السليم للرقابة الداخلية ومن الواضح أنها لايمكن أن تتوافر ألا فى المنشات الكبيرة التي تملك الإمكانيات المادية والتي يوجد لديها عدد كبير من الموظفين يسهل معه تقسيم العمل بالشكل المطلوب أما المنشات الصغيرة ذات الإمكانيات المحدودة فلا يعتبر نظام الرقابة الداخلية فيها مستكملا لأركانه ومع ذلك فان الإشراف الشخصي من أصحاب المنشاة والمديرين والمسئولين مقترنا باستخدام الآلات الحديثة فى العمليات بقدر الأمكان مما يساعد على جعل نظام الرقابة مقبولا لدى المراجع بشرط عدم وجود ما يثير الشك او الريبة فى اى ناحية من النواحي ..
ثالثا : نظام محاسبي متكامل :
يعتبر النظام المحاسبي الجيد من المتطلبات اللازمة لإمداد الإدارة والإطراف الاخرى من خارج المشروع بصفة عامة بالبيانات والمعلومات المطلوبة لتحليل الأعمال واتخاذ القرارات باعتباره نظاما للمعلومات .
ولقد كان النظام المحاسبي فى الماضي مجرد أداة لبيان طبيعة العمليات ذات الطابع المالى التي يمارسها المشروع وتسجيل هذة العمليات دفتريا وفقا للقواعد المحاسبية المتعارف عليها ولكن أصبح ينظر إليه فى الحاضر والمستقبل إلى جانب كونه أداة للتسجيل الدفتري للعمليات على انه نظام لإنتاج المعلومات المحاسبية اللازمة كما يوفر الأساس المطلوب لاتخاذ القرارات ويساعد فى إعداد تقارير متابعة دورية تساعد بدورها على تحقيق رقابة فعالة .
ويزداد الدور الذى يمكن أن يؤديه النظام المحاسبي فى مجال الرقابة الداخلية كأحد مقوماتها إذا ما توافرت له الخصائص والمقومات التالية :
1. توافر معايير البساطة والمنفعة :
أ. معيار البساطة :
ينبغي أن تكون البساطة هي السمة الرئيسية للنظام المحاسبي فى المشروع بحيث لا يتضمن سجلات أو دفاتر ليس لها أهداف محددة .
وينبغي عند تصميم المستندات مراعاة البساطة والوضوح وان يراعى فيها أسس الرقابة الداخلية من توضيح للتاريخ والتوقيعات والأرقام المسلسلة وعدد النسخ وغيرها .
ب. معيار المنفعة :
يجب أن ترتبط البيانات المالية التي يقدمها النظام المحاسبي بأهداف محددة ومطلوبة ويكون هناك دليل على فائدتها فى مجال تحديد المسئولية ومتطلبات الإدارة .
2. توضيح نتائج الأعمال والأنشطة :
حيث يتعين أن تعد الحسابات والقوائم المحاسبية بشكل يوضح النتائج المالية والاقتصادية للأعمال والأنشطة التي تم إنجازها توضيحا كاملا .
3. وضع دليل محاسبي موحد :
ليس هناك نمط محاسبي وحيد يمكن أن يفي باحتياجات جميع الإغراض لمختلف المشروعات ,فلاشك أن احتياجات المشروعات تختلف من مشروع إلى أخر حسب الحجم وطبيعة النشاط وخلافه كما اسلفنا و لذلك يجب أن يتضمن اى دليل محاسبى العناصر التالية :
- الإجراءات التنظيمية للإدارة المالية بكافة عناصرها . - طريقة إعداد الموازنات والحسابات والسجلات . - طريقة إعداد التقارير وعملية التقييم النهائية للنتائج - مفاهيم وأسس الرقابة الداخلية لعناصر الأصول والخصوم . ومما لاشك فيه أن وجود دليل محاسبي بهذه الصورة يمكن استخدامه كمرشد للعاملين فى المجال المالى من ناحية ,وفى مجال الرقابة الداخلية والخارجية من ناحية أخرى كما يوفر الأساس الجيد للمراجعة والتقييم الدوري للعمليات المحاسبية
رابعا : الضبط الداخلي :
ترجع أهمية الضبط الداخلي إلى احتمال تغير الرقابة الداخلية عبر الزمن ما لم توجد آلية للمراجعة المستمرة بحيث ينسى الأفراد عادة أو لا يتبعون الإجراءات عمدا أو يصابون بعدم الاكتراث ما لم يقم شخص ما بالمتابعة وتقييم أدائهم بصفة دورية بالإضافة إلى ذلك يوجد احتمال لوقوع الغش أو التحريفات غير المتعمدة بغض النظر عن جودة الرقابة .
ويمثل الضبط الداخلي كأحد مقومات نظام الرقابة الداخلية مجموعة من الإجراءات والترتيبات الخاصة التي يتم وضعها بغرض منع واكتشاف الأخطاء أو التحريفات والغش من ناحية والتطوير المستمر فى أداء العمل من ناحية أخرى وهذه الترتيبات والإجراءات هي ما يمكن أن يطلق عليه ( قواعد وأسس الضبط الداخلي )
ومن اهم قواعد وأسس الضبط الداخلي :
1. التامين على الأصول : حيث يتم وضع مجموعة من الإجراءات الخاصة بالتامين على الأصول وخاصة التي من طبيعتها ان تكون قابلة للسرقة أو الاختلاس أو التلف أو الضياع مثل النقدية والمخزون .
2. استخدام أسلوب الرقابة الحدية والرقابة المزدوجة :
وتتمثل الرقابة الحدية فى وضع حدود لتدرج السلطة فى مجال التصريح بعملية معينة وتزداد هذة السلطة مع الصعود من المستويات الإدارية الدنيا إلى المستويات الإدارية العليا . أما الرقابة المزدوجة فتعتمد على اشتراك أكثر من شخص او قسم لإنجاز عملية معينة مثل أهمية وجود توقيعين للصكوك
3. نظام التفتيش :
فى بعض المشروعات يتم إنشاء قسم خاص بالتفتيش للتأكد من : - حسن سير العمل . - عدم مخالفة الأنظمة والإجراءات . - الالتزام بقواعد الرقابة الداخلية المعمول بها .
4. تحديد الاختصاصات :
تحدد الاختصاصات فى مختلف المستويات الإدارية فى المشروع بالنسبة لكل مستوى على حدة وبالنسبة لكل فرد داخل هذه المستويات , وبشكل يؤدى إلى تكامل الجهود المبذولة وعدم تضاربها, كما يجب مراعاة استقلال شخص واحد بأداء عملية معينة بأكملها وذلك بتقسيم العملية إلى عدد من الخطوات الجزئية التي يوكل لكل موظف واحد منها لتنفيذها وفى إخضاع عمل موظف لرقابة موظف أخر , مما يساعد على تحديد المسئولية عن اى خطا يحدث .
5. وضع الإجراءات :
وضع الإجراءات التفصيلية التي تحدد الخطوات التنفيذية اللازمة لأداء كل عملية من العمليات المختلفة التي يقوم بها المشروع , ولاشك أن حجم المشروع وطبيعة النشاط وعدد العاملين فى المشروع والتنظيم الادارى فيه كلها عوامل تؤثر بصورة مباشرة أوغير مباشرة على طبيعة هذه الإجراءات وعددها ومدى تعقيدها ويشترط لنجاح الإجراءات فى مجال الرقابة توافر النواحي التالية :
- إدراك وفهم العاملين لهذه الإجراءات .
- مراعاة أن تكون مرنة تقبل التعديل أو التغيير تحت اى ظروف مختلفة .
- تقييم مدى فاعليتها فى مجال تحقيق الرقابة الداخلية بصفة مستمرة .
- يجب مراجعة مدى فاعليتها وفائدتها بشكل دوري .
