تمر عملية اعداد التقرير عن نتائج المراجعة الداخلية بعدة مراحل أهمها ، تجميع النتائج على مستوى المهمة ، وعلى مستوى إدارة المراجعة ، ثم مناقشة هذه النتائج ، وأخيرا استخلاص النتائج النهائية التى يتعين التقرير عنها.
إن تقرير المراجعة الداخلية هو المحصلة النهائية لنشاط المراجعة الداخلية فى أى مهمة وبهذا تبرز أهميته إذ أن التقرير هو الأساس الذى تقيم على أساسه مجالات الأداء لجميع الفروع والأنشطة الداخلية. وعند إعداد تقارير المراجعة الداخلية يجب التشديد على أهمية شكل ومحتوى وطريقة عرض التقرير.
وتقارير المراجعة الداخلية ليست نمطية كما هو الحال فى المراجعة الخارجية ، ولكن يمكن اعتبار تقارير المراجعة الداخلية مرنة بالقدر الذى يسمح بالتقرير عن كل حالة من حالات المراجعة الداخلية وظروفها. وهناك اعتبارات عديدة يجب النظر إليها قبل تصميم التقرير ، من هذه الاعتبارات أهداف المهمة ، واحتياجات الإدارة ، وطبيعة والقيود المفروضة على المهمة ، ونوع التقرير من حيث النمطية والتكرار أو من حيث كونه نوعا من التقارير الخاصة. وبناءً عليه لا تقترح المعايير المهنية للمراجعة الداخلية أشكال محددة للتقارير التى يتعين أن تصدرها إدارة المراجعة الداخلية ، كما لا تضع قيودا على اللغة والعبارات المستخدمة فى صياغة التقرير.
المعايير المهنية تضع خطوط عريضة ومبادئ عامة تعتبر بمثابة إرشادات للمراجع الداخلى عند كتابة تقرير المراجعة الداخلية.
وسوف نتدرب فى هذه الوحدة على الإجراءات العملية لاستخلاص النتائج والتقرير عنها للمستويات الإدارية المعنية.
- تجميع نتائج المراجعة
كل مهمة من مهام المراجعة تطبق عليها الأساليب الفنية للمراجعة ، وتنتهى عمليات المراجعة والفحص إلى مجموعة من الملاحظات. هذه الملاحظات يجب أنت تنتهى إلى نتائج محددة يمكن التقرير عنها باستخدام واحدا من أنواع التقارير التى تقدمها المراجعة.
- إعداد المذكرات الميدانية
تعتبر المذكرات الميدانية أهم مصدر لنتائج عمليات المراجعة الداخلية كما تعتبر أسلوبا من أساليب التوثيق لعمليات المراجعة الداخلية. وتعتبر المذكرات الميدانية سجلا لملاحظات المراجعة ، وتتضمن هذه الملاحظات ما يلى:
- ملاحظات تتعلق بأفعال وتصرفات تم إنجازها بواسطة الوحدة بصورة لا تتفق مع مقتضيات العمل (الانحرافات والتجاوزات والأخطاء).
- ملاحظات تتعلق بأفعال تم إنجازها ولم يكن من المطلوب القيام بها (الأعمال الوهمية).
- ملاحظات تتعلق بأفعال كان من الواجب القيام بها ولكن لم يتم القيام بذلك (الإغفال والإسقاط والسهو).
عند كتابة المذكرات يجب أن يأخذ المراجع الداخلى الآتى لتوضيح ملاحظات عملية المراجعة:
أ- الأسس والقواعد: وهى مجموعة المعايير والسياسات والإجراءات التى تم على أساسها الحكم بوجود ملاحظات يتعين تدوينها فى سجل الملاحظات.
ب- الحالة: ويقدم فيها المراجع وصفا مختصرا وشاملا للحالة محل الملاحظة وأركانها بالإشارة إلى القائم بها ، وإلى القواعد والأسس التى على أساسها استدعى الأمر تدوين ملاحظة.
ج- الأسباب: يتعين على المراجع الداخلى تحديد الأسباب التى على أساسها تم أخذ الملاحظة. وهنا يجب أن نشير إلى أن قوة أو ضعف الأسباب تتوقف على مهارة المراجع الداخلى ، وبالتالى فإن وضع أسباب الحالة يتطلب من المراجع الداخلى مناقشة الأمر مع فريق المراجعة ، ومع المسئولين قبل استخلاص نتائج قد يكون مردودا عليها فى النهاية.
د- الأثر: بصفة عامة فإن تحفظات المراجعة ، أيا كان سببها ، إنما يتم الأخذ بها فى ضوء الآثار المحتملة للأخطاء والتجاوزات على السجلات والدفاتر والتقارير والعمل العام. ولهذا يجب أن يقيم المراجع الداخلى الملاحظات فى ضوء الأثر أو الآثار المحتملة لهذه الأخطاء والتلاعبات. ولا يجب أن ينظر المراجع الداخلى للأثر المالى فحسب ولكنه يجب أن يأخذ فى الاعتبار كافة الآثار المحتملة المالية وغير المالية.
- تصنيف الملاحظات على أساس المخاطر
يرتبط الخطر المرتبط بكل ملاحظة من الملاحظات التى دونها المراجع الداخلى بالآثار المحتملة لهذه الملاحظات. وبناء عليه يتم تصنيف الملاحظات من حيث المخاطر إلى ثلاث مستويات. الجدول الآتى يوضح المستويات الثلاثة.
- مراجعة ومناقشة وإرسال الملاحظات
الدور الذى يقوم به المراجع الداخلى فى أى جهة حكومية أو غير حكومية هو دور تطويرى ، يضيف فيه قيمة ويساهم فى تطوير الأعمال أكثر منه يتصيد الأخطاء للإدارات الأخرى.
بناءً عليه يجب إرسال الملاحظات إلى الإدارات المعنية بها ، وقبل إرسال الملاحظات يجب اتباع الآتى:
1- مراجعة الملاحظات بمعرفة كل مراجع شارك في المهمة.
2- مناقشة الملاحظات على مستوى فريق العمل المكلف بالمهمة.
3- استبعاد الملاحظات التى لم يتفق على أهميتها وإعداد تقرير تفصيلى بالملاحظات.
4- عرض الملاحظات على مدير المراجعة الداخلية ، حيث أن أى ملاحظات تخرج من الإدارة تعتبر مسئولية مدير الإدارة.
5- إحداث تغييرات على الملاحظات الميدانية بعد المراجعة والمناقشة إذا لزم الأمر.
6- التأكد من توثيق الملاحظات الميدانية بطريقة مقبولة وموضوعية ويمكن الدفاع عنها.
7- إرسال تقرير موقع من مدير المراجعة الداخلية بالملاحظات المتفق عليها ، ومتابعة الردود.
- إحداث تغييرات على الملاحظات الميدانية
تشير الخطوات السابقة إلى أنه يتعين مراجعة ومناقشة الملاحظات على مستوى فريق المراجعة ووحدة المراجعة الداخلية قبل إرسالها إلى الجهة المعنية. إذا أسفرت عمليات المراجعة والمناقشة عن استبعاد لبعض هذه الملاحظات فإنه يجب توثيق ذلك بعناية فائقة لما لذلك من مسئولية على إدارة المراجعة الداخلية. كما يجب أن يوافق مدير المراجعة الداخلية على استبعاد أى من الملاحظات ، كما يجب أن يكون استبعاد الملاحظات وعدم إرسالها إلى الإدارات المعنية يرجع إلى الأسباب الآتية:
- افتقار الملاحظات إلى الموضوعية بسبب عدم إقامة الأدلة الكافية عليها وأن هناك أدلة على عكسها.
- استبعادها بسبب أن الملاحظة شكلية وغير مادية ، أى غير مؤثرة فى جوهر العمليات.
- استبعاد الملاحظات بسبب ظهور معلومات إضافية لم تكن متوفرة عند توثيق الملاحظات.
- استبعاد الملاحظات مؤقتا بسبب تقرير تأجيلها حاليا.
- تكرار الملاحظات
يجب قبل إرسال الملاحظات تصنيفها من حيث تكرار ورود هذه الملاحظات فى عمليات الفحص. فى هذه الحالة تصنف أى ملاحظة حسب التصنيف الآتى:
1- ملاحظة تظهر لأول مرة ، ويجب توثيقها بعناية ومتابعة الردود عليها واقتراح التعديلات اللازمة عليها.
2- ملاحظات تكررت لمرة ثانية ، ويجب إخطار الإدارة المعنية بها مع الإشارة إلى ردود الإدارة السابقة بشأنها.
3- ملاحظات تتكرر عادة ، ويجب التأكيد فيها على أهمية استيفاء الإجراءات التصحيحية وإخطار المستويات العليا بها مع بيان الآثار المترتبة عليها والإشارة إلى عدم استجابة الإدارة المعنية.
- إرسال الملاحظات
بعد تنقيح قائمة الملاحظات وتبويبها بحسب المخاطر وتكرار حدوثها يجب اتباع الآتى:
1- يعد تقرير نهائى بملاحظات المراجعة.
2- يوقع مدير المراجعة على التقرير النهائى.
3- الاحتفاظ بكل أوراق العمل والوثائق التى تؤيد الملاحظات المدونة بالتقرير.
4- إرسال تقرير الملاحظات إلى الإدارة المعنية ، والاحتفاظ بنسخة من التقرير فى إدارة المراجعة الداخلية.
5- يجب أن يكون إرسال الملاحظات بعد فترة محدودة من انتهاء العمل بالمهمة (يقترح هنا أسبوع على الأكثر).
6- يجب توثيق تسليم التقرير وتاريخ التسليم إلى الإدارة المعنية.
- المتابعة
نظرا لأن خدمات المراجعة الداخلية تنتهي إلى ملاحظات ونتائج ومقترحات وتوصيات بأفعال معينة ، فإن المعايير المهنية تتطلب متابعة تقرير الملاحظات مع الإدارة المعنية.
تضمن معيار المتابعة النقاط الأساسية التالية:
1- يجب على المراجعين الداخليين القيام بالمتابعة للتأكد من اتخاذ الإجراء المناسب المترتب على نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها . ويجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراء التصحيحي الذي تم اتخاذه يحقق النتائج المرغوب فيها، أو أن الإدارة قد قررت تحمل مخاطر عدم اتخاذ إجراء تصحيحي لما أظهرته نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها.
2- يجب تحديد المسئولية عن المتابعة في دليل المراجعة الداخلية المعتمد.
3- قد تكون بعض النتائج التي تم التقرير عنها من الأهمية بحيث تستدعي اتخاذ إجراء فور ي من جانب الإدارة. ويجب مراقبة هذه الظروف من قبل المراجعين الداخليين حتى يتم تصحيحها نظرًا للأثر الذي قد تتركه على المنشأة.
4- يجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراءات التي تم اتخاذها بشأن نتائج المراجعة تعالج الأمور ذات العلاقة.
وتتم عمليات المتابعة عادة باتباع الآتى:
1- تعيين مسئول محدد داخل وحدة المراجعة الداخلية يكون مسئولا عن عمليات المتابعة والتواصل مع الإدارات المعنية ، ويكون حلقة الاتصال بين فريق العمل والإدارات الأخرى.
2- يجب أن يكون مسئول الاتصال على دراية وفهم لكل الملاحظات الواردة بالتقرير.
3- يجب أن يتولى الشخص المسئول رفع التقرير بعد اعتماده من إدارة المراجعة الداخلية إلى الإدارة المعنية فى المواعيد المحددة.
4- يفضل أن يقوم المسئول بعقد اجتماع بعد فترة من تسليم التقرير مع المسئولين فى الإدارة المعنية لمناقشة الملاحظات الواردة بالتقرير.
5- يجب أن تعطى الإدارة الوقت الكافى (خمسة عشر يوما على الأكثر) للرد على تقرير المراجعة الداخلية.
6- يجب أن يكون الرد كتابى وموثق من حيث تسليمه لإدارة المراجعة الداخلية وتاريخ التسليم.
7- يرسل رد الإدارة إلى رئيس فريق العمل الذى يقوم بدراسة ردود الإدارة.
8- يجب أن يناقش رئيس فريق المراجعة ردود الإدارة مع مدير المراجعة الداخلية وتقرير ما يتعلق بشأنها.
9- إذا كان هناك أمور تتطلب ضرورة التعقيب على رد الإدارة فإنه يجب اتباع نفس قنوات الاتصال بشأنها.
استخلاص النتائج النهائية
تتم مناقشة ردود الإدارة فى ضوء التقرير المرسل إليها ، وتتم المناقشة على مستوى فريق العمل ومدير المراجعة الداخلية توطئة لاستخلاص النتائج.
وقد تسفر مناقشة ردود الإدارة عن أى مما يلى:
1- إيضاح ما يفيد تنفيذ توصية المراجعة الداخلية بشكل تفصيلى ، وهنا يجب على المراجع الداخلى أن يتحقق بأساليب المراجعة من جدية الإدارة فى هذا الصدد.
2- تطبيق بديل معين ومقبول يلائم طبيعة العمليات أو طبيعة الإدارة ، وفى هذه الحالة يتعين على المراجع الداخلى أن يقيم مدى قبول البديل الذى طبقته الإدارة.
3- تقديم مبررات معينة توضح عدم إمكانية تطبيق البديل المطروح من جانب الإدارة ، وهنا على المراجعة الداخلية أن تناقش الأسباب والمبررات مع الإدارة المعنية والتحفظ فى حالة عدم قبول مبررات الإدارة.
4- إيضاحات تشير إلى تمسك الإدارة أو تبرر تم من عمل أو تشرح أن العمل قد تم بطريقة صحيحة ، وفي هذه الحالة يتعين على المراجعة الداخلية أن تراجع المستندات والوثائق من أوراق العمل لتقرير رفع الملاحظة إلى المستويات العليا.
في ضوء الخطوات الموضحة أعلاه فإن على إدارة المراجعة الداخلية مراجعة النتائج التى تم التوصل إليها توطئة لكتابة التقرير. وتمر هذه العملية بالإجراءات الآتية:
1- مراجعة الملاحظات فى ضوء النتائج التى أسفرت عنها المتابعة والردود.
2- استبعاد الملاحظات التى تقرر استبعادها بناءً على ردود الإدارة المعنية.
3- تلخيص الملاحظات النهائية التى لم تستوفيها الإدارة المعنية.
4- إعادة النظر فى المخاطر المترتبة على الملاحظات المتبقية.
5- إرفاق ردود الإدارة بشأن الملاحظات التى سوف يتم التقرير عنها.
6- كتابة التقرير.
- استكمال التوثيق
نظرا لأن الملاحظات التى لم تستوفى من جانب الإدارة سوف يتم التقرير عنها للمستويات الإدارية العليا ، فإنه يجب على المراجعة الداخلية استكمال التوثيق اللازم لتأييد التقرير. هذه المرحلة تعتبر مهمة لأن تقارير المراجعة الداخلية يفترض أنه سوف يتخذ بشأنها إجراءات إدارية قد تمتد لمساءلة المسئولين عن الإدارات المعنية.
الوثائق المطلوبة فى هذه الحالة.
1- الأدلة الميدانية المؤيدة للملاحظات التى تم التوصل إليها من خلال عمليات المراجعة.
2- القواعد والإجراءات التى تم التجاوز عنها أو تطبيقها بصورة خاطئة من جانب الإدارة المعنية.
3- وثيقة تعكس المخاطر المرتبطة بالملاحظة وذلك بالنظر إلى الآثار المالية وغير المالية المترتبة عليها.
4- نسخة من تقرير الملاحظات المرحلى المرسل إلى الإدارة المعنية.
5- وثيقة تعبر عن مناقشة الملاحظات مع الإدارة المعنية.
6- الرد الكتابى للإدارة المعنية ووثيقة تعبر عن متابعة هذه الردود ومناقشتها مع الإدارة المعنية.
وختاما اعزائى قد نكون استطردنا فى عملية تحليل نتائج المراجعة الداخلية لسببين :
اولاهما ان الكثيرين يعتقدون ان المراجعة الداخلية امر سهل وبسيط ومماسبق يتضح سطحية من قال بذلك.
وثانيهما : ان نضع الاسس والتفاصيل للمشتغلين بمهنة المراجعة الداخلية لمعرفة ان تحليل النتائج لها الاهمية الكبرى لتحقيق اهداف المراجعة ولا يتسنى ذلك الا بتحليل النتائج واستخلاص الاهداف، مع دعواتى للمهتمين والمشتغلين بالمراجعة بالتوفيق والاستفادة.
جزاك الله كل خير يادكتور جمال دائما تذكر .. بالنواحى الفنية المطلوبة فى التقارير ونتائجها ..الى الامام دائما والله الموفق