بعد ان تكلمنا فى المقال السابق (تقارير المراجعة الداخلية ..!!!) رايت انه من المفيد ان نتكلم عن متطلبات تقارير المراجعة الداخلية وخاصة فى الوحدات الحكومية بالمملكة العربية السعودية لما لها من اهمية بالغة وه>ه المتطلبات وان كانت تختص بالوحدات الحكومية الا انها تتشابه الى حد كبير بمتطلبات الوحدات غير الحكومية لان الاسس التى تستند اليها متشابهة الى حد كبير الا فيما يكون فية اختلاف واضح بين الوحدات الحكومية وغير الحكومية.
وتحدد اللائحة التنفيذية للمراجعة الداخلية فى المملكة العربية السعودية متطلبات التقارير التى يتعين على المراجعة الداخلية إعدادها، بناء على العمل الذى تقوم به الإدارة لإنجاز المهام الموكولة إليها. وبناءً على ما جاء باللائحة فإنه يمكن تقسيم تقارير المراجعة الداخلية حسب مستلمى هذه التقارير إلى مجموعتين:
المجموعة الأولى: التقارير الداخلية ، وهى تلك التقارير التى تعد لأغراض الاستخدام الداخلى على مستوى إدارة الوحدة الحكومية أو أى إدارة داخلية بها.
المجموعة الثانية: التقارير الخارجية ، وهى التقارير التى تعدها إدارة المراجعة الداخلية وتوجه خارج الوحدة الحكومية ، وتساعد هذه التقارير الأطراف الخارجية المعنية ، مثل ديوان المراقبة ، من تعزيز الإشراف والرقابة على الوحدة الحكومية.
ونستعرض هنا ما تضمنته اللائحة التنفيذية بشأن تقارير المراجعة الداخلية لأغراض الاستخدام الداخلى والخارجى.
تقارير الاستخدام الداخلى:
تناولت المواد الحادية عشرة حتى الرابعة عشرة من لائحة المراجعة الداخلية تقارير المراجعة الداخلية المعدة للاستخدام الداخلى على النحو الآتى:
المادة الحادية عشرة:
1 - تُعد الوحدة تقارير بنتائج أعمال المراجعة في نهاية كل عملية مراجعة التي تقوم بها على الإدارات الأخرى داخل الجهة، ومن ثم تبليغها بتلك النتائج والتوصيات المتعلقة بها، ومتابعة التوصيات الواردة في تقاريرها للتأكد من تنفيذها.
2 - إذا لم تنفذ إحدى الإدارات التوصيات الواردة في تقارير الوحدة خلال ثلاثين يوماً، من تاريخ إبلاغها، تقوّم الوحدة درجة المخاطرة. فإن كان لها تأثير مالي أو تشغيلي يُرفع الأمر لمستوى إداري أعلى (مثل مدير عام القطاع أو الفرع أو الرئيس التنفيذي) فإن اعترض من يمثل المستوى الإداري الأعلى أو تأخر في الرد عن ثلاثين يوماً من تاريخ إبلاغه فيرفع الأمر إلى المسؤول في الجهة (مرافقاً له الاعتراض إن وجد) لاتخاذ القرار المناسب في شأن ذلك.
المادة الثانية عشرة:
يقدم مدير الوحدة تقريراً ربع سنوي على الأقل إلى المسؤول الأول في الجهة، يوضح فيه أعمال الوحدة عن المدة التي يغطيها التقرير، والمخالفات التي اكتشفتها الوحدة، والإجراءات التي اتخذتها في شأنها الإدارات المعنية ويقدم تقريراً تفصيلياً عن ملحوظات المراجع الخارجي للجهة الحكومية - ويتمثل في كل من وزارة المالية وديوان المراقبة العامة وهيئة الرقابة والتحقيق ومكاتب المحاسبة والمراجعة القانونية- وما تم في شأنها.
المادة الثالثة عشرة:
يقدم مدير الوحدة تقريراً - متى دعت الحاجة إلى ذلك - إلى المسؤول الأول في الجهة، يوضح فيه أي مخالفة أو نتيجة تتعلق بالجهة والمسؤولين عنها.
المادة الرابعة عشرة:
يقدم مدير الوحدة إلى المسئول في الجهة خلال تسعين يوماً من انتهاء السنة المالية تقريراً سنوياً، يشمل مايلي:
أ- بياناً عن أعمال الوحدة.
ب- أهم النتائج والملحوظات التي أسفرت عنها أعمال المراجعة الداخلية، ومدى الحصول على البيانات والإيضاحات المطلوبة من الإدارات والأقسام المختلفة.
ج- تقويم مستوى إنجاز الجهة لأهدافها.
د- تقويم أنظمة الرقابة الداخلية للجهة.
ه- مدى التزام الجهة بالأنظمة واللوائح والتعليمات والإجراءات المالية.
و- مدى التزام الجهة بالأسس والقواعد المحاسبية وقواعد إعداد الحساب الختامي والتقارير المالية للجهة.
ز- أي معلومة أو بيان أو إيضاح ذي أهمية يرى مدير الوحدة مناسبة ذكره ضمن التقرير.
من هذا العرض فإن تقارير المراجعة الداخلية على المستوى الداخلى تتضمن الآتى:
1- تقرير العملية، ويعد فى نهاية كل عملية، ويوجه هذا التقرير إلى الإدارات الأخرى المعنية ، ويحتاج إلى المتابعة.
2- تقرير دورى ربع سنوى ، يعده مدير إدارة المراجعة الداخلية ، ويوجه للمسئول الأول بالوحدة كل ربع سنة بشكل دورى ، ويوضح فيه نتائج أعمال المراجعة الداخلية عن فترة الشهور الثلاثة المنقضية.
3- تقارير بالاستثناء ، ويعدها مدير إدارة المراجعة ، وتوجه إلى المسؤول الأول بالجهة الإدارية ويوضح هذا التقرير أى مخالفات قد وقعت أثناء العمل والمسئول أو المسئولين عن هذه المخالفات.
4- التقرير السنوى ، ويعده مدير إدارة المراجعة الداخلية خلال تسعون يوما من تاريخ انتهاء السنة المالية ويوضح فيه نتيجة أعمال إدارة المراجعة الداخلية خلال السنة المنقضية فى ضوء الخطة الموضوعة للإدارة ، والموارد المتاحة لها. وينطوى التقرير السنوى على مجموعة من المحاور التى يتعين إبداء الرأى فيها ، تتضمن هذه المحاور ما يلى:
- تقرير عن الأداء التشغيلى يتضمن مدى تحقيق الوحدة لأهدافها.
- تقرير عن حالة الرقابة الداخلية ومدى الالتزام بالإجراءات الرقابية وأى ثغرات قد تم اكتشافها ، والاقتراحات المقدمة بشأن هذه الثغرات.
- تقرير عن مدى التزام الوحدة بالأنظمة واللوائح والتعليمات المالية.
- تقرير عن مدى التزام الوحدة بالقواعد والأسس المحاسبية ومدى انتظام الدفاتر والسجلات.
- بيان بالملاحظات والإيضاحات التى تم اكتشافها بشأن الأمور السابقة خلال السنة المالية ، وما تم بشأن هذه الملاحظات.
تقارير الاستخدام الخارجى:
لم تحدد لائحة المراجعة الداخلية تقارير معينة للاستخدام الخارجى ، غير أن اللائحة ألزمت وحدة المراجعة الداخلية بالتعاون التام مع بعض الجهات الرقابية والإشرافية وذلك بوضع كافة البيانات والإيضاحات والنتائج التى توصل المراجعون الداخلون إليها وذلك للمساعدة فى أداء مهمة الإشراف والرقابة التى تقوم بها تلك الجهات.
من المواد الآتية للائحة يمكن لنا تحديد الجهات المعنية بالرقابة والإشراف على الجهة الحكومية.
المادة الخامسة عشرة:
يجب على مدير الوحدة وموظفيها التعاون وبشكل منتظم مع المراجع الخارجي للجهة الحكومية - ويتمثل في كل من وزارة المالية وديوان المراقبة العامة وهيئة الرقابة والتحقيق ومكاتب المحاسبة والمراجعة القانونية - وتمكينه من الاطلاع على جميع التقارير والبيانات اللازمة لأداء عمله وكذلك متابعة الإدارات المعنية بتنفيذ ملحوظاته.
المادة السادسة عشرة:
يتعين على مدير الوحدة وموظفيها التعاون مع المراقب المالي التابع للجهة أو لوزارة المالية وتزويده بنتائج الأعمال الداخلة ضمن اختصاصه وبشكل خاص التي عليها ملحوظات، وأي معلومة يمكن أن تساعده في أداء أعماله.
من المادة الخامسة عشر والسادسة عشر يتضح أن الجهات المعنية بالإشراف والرقابة على الجهة الحكومية تتمثل فى الآتى:
- المراقبين الماليين التابعين لوزارة المالية.
- مراقبى الحسابات التابعين لديوان المراقبة العامة.
- مراقبى الحسابات من المراجعين الخارجيين.
- المراقبين والمسئولين التابعين لهيئة الرقابة والتحقيق.
وتجدر الإشارة إلى أن المواد الواردة باللائحة لم تحدد أنواع معينة من التقارير يتعين تسليمها لهذه الجهات ، ومع هذا فإن اللائحة ألزمت وحدة المراجعة الداخلية بأن تضع تحت تصرف الأطراف الخارجية المعنية كافة التقارير والملاحظات ونتائج المتابعة لتمكينهم من أداء مهامهم القانونية والنظامية.
الاتصال بالأطراف الخارجية
على هذا النحو فإنه يمكن اعتبار تبادل المعلومات مع الأطراف الخارجية نوعا من الاتصال الذى يتحدد نوعه وشكله ومضمونه حسب متطلبات الجهات الخارجية. وبناءً عليه فإن الاتصال بين وحدة المراجعة الداخلية والأطراف الخارجية يجب أن يتم فى إطار الخطوط العريضة الآتية:
1- تحدد الجهة الخارجية طبيعة المهمة التى بصددها والبيانات والمعلومات والنتائج التى تحتاج إليها لإنجاز هذه المهمة.
2- تبلغ إدارة المراجعة الداخلية بطلب كتابى أو شفهى يحدد ما تحتاج إليه الجهة الخارجية.
3- فى حالة الوقوف على طبيعة مهمة المراقب الخارجى ، وإذا كان طلب المراقب الخارجى شفهيا أثناء عمله اليومى ، يجب على وحدة المراجعة الداخلية تمكين المراقب الخارجى من الاطلاع على بيانات الوحدة التى يحتاج إليها المراقب الخارجى ، بما فى ذلك خطط العمل والمهام والإجراءات والنتائج والتقارير ، وكذلك التوصيات والقرارات المتخذة فى هذا الصدد والمتابعة.
4- إذا كان طلب الجهة الخارجية كتابة ، فإنه يجب إعداد تقرير أو خطاب اتصال من وحدة المراجعة الداخلية يراعى فيه الآتى:
- تحديد الجهة الطالبة للبيانات وطبيعة العمل التى تقوم به وأهميته.
- البيانات والمعلومات والإيضاحات التى تحتاج إليها الجهة الخارجية.
- يدون فى التقرير كافة الإيضاحات والبيانات التى تطلبها الجهة ، ويقوم مدير وحدة المراجعة الداخلية بمراجعة التقرير والتوقيع عليه.
- إذا كان طلب الوحدة الخارجية يطلب تقارير معينة أعدتها وحدة المراجعة الداخلية ، فإنه يتعين أن يرفق بالتقرير المرسل للجهة الخارجية نسخ من أى تقارير تطلبها تلك الجهات.
- يجب أن يكون رد وحدة المراجعة الداخلية على طلبات جهات الإشراف والرقابة الخارجية بصورة فورية.
وهكذا نكون قد استكملنا كافة الامور المتعلقة بالمراجعة الداخلية من حيث تنظيم العمل واعداد التقارير ومتطلباتها على امل الاستفادة من هذه الايضاحات لجميع القراء والمهتمين والله الموفق.
