ذكرنا فى مقالنا السابق ( ايتها الرقابة الغائبة .... اين انت ؟! ومتى تعودين ؟! ) الكثير من الامور المؤسفة والتى تدل على ان الرقابة قد غابت بالفعل على مستوى الدول الكبرى والصغرى وكذلك على مستوى المؤسسات العملاقة مما تسبب فى انهيارها او وقوعها ضحية لعمليات الاحتيال والنصب بصورة بالغة الغرابة .
واستطردنا فى بيان صور الرقابة الغائبة عن مؤسسات مالية عملاقة فى الغرب مثل ليمان برازر مما ادى الى انهياره وافلاسه وكذلك فى عالمنا العربى هناك العديد من الشركات والمؤسسات بكافة الاحجام وتنوع الانشطة مثل مؤسسات مالية وشركات تجارية او صناعية وخدمية وكلها غابت فيها الرقابة الفعالة مما جعلها وببساطة بالغة الغرابة تقع فريسة للمحتالين والنصابين وغيرهم .
ومما عجبت له قيام موظف بسيط فى مؤسسة خدمية كبيرة الحجم بها الاف الموظفين استطاع هذا الموظف اختلاس مبالغ كبيرة بلغت الملايين وعلى مدى عدة سنوات دون ان يحرك احد ساكنا !!
واذا بحثنا عن السبب الرئيس لوجدنا ان غياب مقومات نظام الرقابة الفعال ( ولا اقول ضعف).
حيث لم تتوافر اى عناصر لنظام الرقابة الفعالة فى جميع انظمة وعمليات وانشطة تلك المؤسسة بل لم تتوافر اى من بنود هذه الرقابة ولم يجد مدير تلك المؤسسة من طريقة للعقاب على هذه الجريمة التى اكتشفت بالصدفة البحتة الا الاستغناء عن قسم المراجعة الداخلية ويعمل به مراجع واحد منذ شهرين فقط !!
وانا ارى ان من ينبغى ان يحاكم هو مدير هذه المؤسسة الذى ظل يعمل عدة سنوات دون وجود نظام فعال للرقابة الداخلية تشمل الانشطة المالية والادارية والتشغيلية وعدم وجود سياسات واجراءات وقواعد للرقابة الداخلية اصلا !! ولا بد من احكام الرقابة خاصة فى دورات النقدية والمستودعات وكذلك فى صلاحيات المديرين التى كان الكثيرون يستخدمها دون ضابط او رابط مع وضع المخاطر فى الحسبان وذلك بالتامين على بعض الموظفين ممن يتولون العمليات المالية او قبض وصرف النقدية ضد الغش والاحتيال وخيانة الامانة.
مما سبق ولعلى اكون قد اسهبت فى اعادة ما ذكرته سابقا عن غياب الرقابة الفعالة حيث تفاعل معى العديد من القراء فى هذا المقال ولكن الكثيرين منهم علقوا وتسألوا عن مقومات نظام الرقابة الفعال والذى يمنع او يحد بقدر الامكان من حدوث مثل تلك التجاوزات .
فرايت ان ذكر مقومات نظام الرقابة الداخلية الفعال اصبح واجبا حتى يعلم من لا يعلم وحتى يمكن تدارك حدوث مثل هذه التجاوزات والاعمال المخلة وعملا بالقاعدة العظيمة ( ما لا يتم الواجب الا به فهو واجب ).
مقومات نظام الرقابة الداخلية الفعال
اولا : وجود الخريطة التنظيمية (الخطة التنظيمية)
تعتبر الرقابة الداخلية من أهم العناصر التي يعتمد عليها المراجع عند قيامة بعملية المراجعة حيث نجد أن المعيار الثاني من معايير العمل الميداني قد نص على ضرورتها لعملية المراجعة فالخطوة الأولى لعمل المراجع هي دراسة نظم الرقابة الداخلية المطبقة فى الشركة المراد مراجعة حساباتها , وعلى ضوء هذة الدراسة يستطيع المراجع تحديد مدى فحصه واختباراته وكلما كانت نظم الرقابة الداخلية جيدة وذات كفاءة كلما قلل ذلك من الإجراءات والتفصيلات التي يقوم بها المراجع أثناء عملية المراجعة .
ويجب أن تصمم الإدارة وليس المراجع نظام الرقابة الداخلية الذى يوفر تأكيدا مناسبا وليس مطلقا على أن القوائم المالية قد تم إعدادها على نحو عادل , ويتم تصميم نظام الرقابة الداخلية بواسطة المنشاة بعد أن يتم اخذ كل من التكاليف والمنافع نظام الرقابة الداخلية فى الاعتبار ويختلف نظام الرقابة الداخلية من منشاة إلى أخرى وذلك حسب طبيعتها وحجم نشاطها والبيئة المحيطة بها .
ويتوقف نجاح وفاعلية الرقابة الداخلية كنظام فى اى وحدة على مدى توافر مجموعة من الدعائم أو المقومات الضرورية والعناصر الهامة اللازمة لخلق نظام سليم وفعال للرقابة داخل المشروع .
وبـداية فإن أي قصور فى اى من هذة المقومات أو العناصر يؤثر بالسلب على أداء نظام الرقابة الداخلية وعلى تحقيق أهدافه فكلما توفرت هذة المقومات والعناصر بالشكل السليم والفعال كلما ازدادت فاعلية دور الرقابة الداخلية فى تحقيق أهدافها داخل المشروع .
ولذلك تعتبر الخطة التنظيمية أساس عملية الرقابة , ذلك لان التنظيم الجيد يحدد المسئوليات المختلفة بدقة ويفوض السلطة بالقدر اللازم للنهوض بالمسئولية ويتم الحساب على أساس هذة المسئولية وتختلف الخطة التنظيمية من مشروع لآخر إلا انه فى جميع الأحوال يجب أن تكون الخطة مرنة لمقابلة اى تطوير فى المستقبل كما يجب أن تكون بسيطة وواضحة حتى يتفهمها العاملون بالمشروع كما يجب ايضا أن تحدد بوضوح خطوط السلطة والمسئولية للإدارات التي يتكون منها المشروع.
ومن احد العناصر العامة للخطة التنظيمية مقدرتها فى تحقيق الاستقلال الوظيفي بين الإدارات المختلفة, كإدارات الإنتاج التي تقوم بالمحافظة على أصول المشروع وأمواله وكإدارة المراجعة الداخلية والإدارات المحاسبية الأخرى ويحتاج الاستقلال الوظيفي إلى تقييم المهام بحيث لا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون أن يحدث تدخل من شخص أخر ويجب أن تستخدم السجلات الموجودة بالقسم كأداة للرقابة على الأنشطة التي تعمل بداخله على أن تكون هذه السجلات بعيدة عن متناول يد هذه الأنشطة وبالرغم من وجود هذا الاستقلال الوظيفي إلا أن هذا لا يمنع الأقسام المختلفة أن تعمل مع بعضها البعض بتكامل وتناسق يُمكنها من تنفيذ مهامها بانتظام وبكفاية إنتاجية عالية ولا يعنى الاستقلال إقامة الحواجز وإنما يقصد به منع اى إدارة من المحاسبة عن نتائج أعمالها تأييدا للقاعدة القائلة " بالا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون تدخل شخص أخر ".
كما يجب أن يتماشى الاستقلال الوظيفي داخل الأقسام مع مستلزمات السياسة الإدارية وأيضا يجب أن يكون هناك تفويض دقيق للسلطات بحيث تتساوى مع المسئوليات وينبغي أن يتم ذلك عن طريق الخرائط والكتيبات التنظيمية لضمان معرفة جميع المستويات داخل المشروع كما يجب تجنب المسئوليات بينهما.
ويكمن التقسيم الوظيفي المناسب فى نظام الرقابة الداخلية الفعال فى فصل سلطة تنفيذ القرارات عن سلطة تقييمها , فكلما كانت الواجبات محددة بدقة والعلاقات بين المستويات المختلفة واضحة , كلما كان من السهل الحصول على نظام جيد للرقابة الداخلية فبالنسبة للأصول مثلا يجب فصل سلطة الإدارات التي يوكل إليها المحافظة على تلك الأصول عن سلطة الإدارات التي تقوم بمحاسبتها , بذلك يجب أن تمدنا الخطة التنظيمية بالوسائل التي تضمن دقة اتخاذ القرارات والتسجيل حتى يتيسر مراجعة دقة العمل واكتشاف الخطا والغش بسرعة .
ويعتبر وجود هيكل تنظيمي فى المشروع عاملا أساسيا لتحقيق الرقابة الداخلية بوجهيها ( الرقابة المحاسبية والرقابة الإدارية) , فوجود خطة تنظيمية سليمة توضح الإدارات الرئيسية وتحدد مسئوليات وسلطات هذة الإدارة بدقة تامة وتتوقف هذة الخريطة أو الخطة على نوع المشروع وحجمه ومدى انتشار أعماله فى مناطق جغرافية متباعدة , وتبدأ عملية التنظيم بتوصيف الأنشطة المختلفة ووضعها فى مجموعات متجانسة يعهد بها إلى إدارات أو أقسام يكون هناك مسئول عن كل منها ويسأل أمام مستوى إداري أعلى منه فى الخريطة التنظيمية , بمعنى أن كل فرد فى التنظيم ينبغي أن يكون له رئيس أو مسئول يشرف عليه ويتابع ويقيم أدائه بإستمرار ومن الطبيعي أن يتم ذلك من خلال خطة تنظيمية متكاملة يجب توافرها فى المشروع ,ويلاحظ أن التنظيم الكفء لا يقتصر على إعداد الخريطة التنظيمية الرئيسية للمشروع , وإنما يمتد إلى إعداد الخرائط التفصيلية لكل قسم أو إدارة تشتمل عليها الخريطة التنظيمية الرئيسية, ويجب حتى تعتبر هذه الخريطة متكاملة ونموذجية ومثالية أن تتوافر فيها الخصائص التالية :
1. البساطة :
بمعنى أن تكون الخريطة غير معقدة وبسيطة فى مجال توضيح كافة المستويات الإدارية اعتبارا من الإدارة العليا إلى الإدارة الوسطي إلى الإدارة التنفيذية بشكل مبسط .
2. الوضوح :
تعنى هذة الخاصية أن تكون الخطة التنظيمية واضحة بشكل يسهل فهمها , واستيعاب العلاقات المختلفة الراسية والأفقية بين المستويات الإدارية المختلفة, كما أن الوضوح من ناحية أخرى هو ضرورة بيان خطوط السلطة والمسئولية وتسلسلها , لان ذلك يساعد كثيرا على تحقيق رقابة داخلية فعالة وحيث يمكن حينئذ تحديد :
الانحرافات ومن المسئول عنها من العاملين وما المستوى الادارى الذى وقعت فيه وإمكانية علاجها.
وبالتالي فإن عملية معالجة هذة الانحرافات أو المحاسبة عنها ممكنة ومحددة وميسرة فى نفس الوقت .
وليس معنى وضوح الخطة التنظيمية وما تتضمنة من مستويات إدارية مختلفة أن تكون مفهومه بالنسبة لعملية الرقابة الداخلية فقط , فمن الأولى أن تكون واضحة ومفهومه بالنسبة لجميع الأفراد والعاملين على مختلف المستويات الإدارية فى المشروع حتى يتسنى لكل فرد أن يكون على علم بما له من سلطات أو حقوق وما عليه من مسئوليات أو واجبات , مما ييسر عملية الرقابة وتحقيق الأهداف العامة للمشروع .
3. لوائح منظمة ( دليل عمل ) :
من الأمور الهامة بالنسبة للخطة التنظيمية وحتى تتوافر فيها البساطة والوضوح يلزم أن يرفق بها مجموعة من اللوائح والقوانين المنظمة لمختلف الأعمال والأنشطة داخل المشروع , ويمكن وضع هذة اللوائح والقوانين فى صورة دليل تنظيمي مطبوع تصدره الإدارة حتى يكون مرجعا ومرشدا للجميع ويحدد به كافة الأعمال والمسئوليات لكل مستوى إداري .
ولاشك أن هذة اللوائح يجب أن تتضمن كافة المسئوليات والسلطات بالنسبة لكل فرد فى التنظيم, على اعتبار أنها بمثابة دليل عمل للجميع ومرشد تنفيذ البرامج وبالنسبة للمراجع الخارجي فان هذا الدليل يعتبر مهم فى تقييم نظام الرقابة الداخلية
4. المرونة :
من الأمور الهامة والمطلوب توافرها فى الخريطة التنظيمية للمشروع حتى تكون مفيدة وفعالة فى مجال الرقابة ,ضرورة أن تتميز هذة الخريطة بالمرونة .
وتعنى المرونة القابلية للتغيير والتعديل تحت الظروف الغير عادية خلال حياة المشروع , فقد يحدث أن يتعرض المشروع لبعض المتغيرات التي يترتب عليها ضرورة إعادة النظر فى الهيكل التنظيمي للمشروع وفى شكل الخريطة التنظيمية .
ومن الأحداث التي يترتب عليها إجراء تعديلات معينة أو تغييرات فى الخريطة التنظيمية ما يلى : _ حدوث توسعات فى أنشطة المشروع . _ إجراء بعض التعديلات للاختصاصات بين الإدارات المختلفة . _ إعادة النظر فى ترتيب وتنظيم خطوط السلطة والمسئولية داخل المشروع . _ إعادة النظر فى خطوط الاتصال داخل المستويات الإدارية فى المشروع راسيا وأفقيا . ومن ذلك يتبين أن المرونة تعنى أن تقبل الخريطة التنظيمية مثل الحالات السابقة والتي قد تستجد على المشروع دون الإخلال بهيكل التنظيم الادارى فى المشروع .
5. الملاءمة :
تعنى خاصية الملاءمة بالنسبة للخريطة التنظيمية أن تكون هذة الخريطة متفقة وملاءمة لكل من : -
أ . الشكل القانوني للمشروع أو المنظمة فقد يكون الشكل : _ منشاة فردية . _ شركة أشخاص . _ شركة مساهمة . _ مصرف . _ شركة فى القطاع الحكومي وغيرها .
ب . طبيعة النشاط الذى يمارسه المشروع :
مما لاشك فيه أن متطلبات الخريطة التنظيمية قد تختلف من مشروع تجارى إلى مشروع صناعي أو خدمي وذلك من حيث طبيعة المستويات الإدارية وتسلسل خطوط السلطة وطبيعة الوظائف وعدد العاملين إلى غير ذلك .
ج . حجم المشروع نفسه :
أن الخريطة أو الخطة التي تصمم لمشروع صغير لاتلائم المشروع المتوسط أو المشروع الكبير من حيث عدد المستويات وتسلسل السلطات ودرجة مركزية الإدارة العليا ومدى انفصال الملكية عن الإدارة وغيرها .
6. التكلفة الاقتصادية :
من الأمور المطلوبة والمرغوبة فى اى مشروع ونحن بصدد تصميم خريطة تنظيمية ضرورة مراعاة عنصر التكاليف , بحيث يراعى عدم المغالاة فى تصميم هذه الخريطة أو الخطة بأن تكون مكلفة بشكل غير طبيعي للمشروع وتعنى التكلفة الاقتصادية فى هذا المجال أن تكون الفوائد أو المنافع التي تعود على المشروع من تصميم خريطة تنظيمية تفوق كثيرا تكاليف إعدادها .
وخلاصة ما سبق أن ربط الأهداف بعد برمجتها بالهيكل التنظيمي من خلال خريطة تنظيمية أو خطة فى المشروع يساعد كثيرا فى تحقيق عملية الرقابة الداخلية من خلال :
- تقييم الأداء وتحديد مدى تحقيق الأهداف - تحديد انحرافات الأداء الفعلي عن الأداء المخطط - تحديد المسئول عن هذة الانحرافات
وبصفة عامه نستطيع القول أن وجود خطة تنظيمية سليمة للمنشاة توضح الهيكل التنظيمي للمشروع والمستويات الإدارية المختلفة وتحدد مسئوليات وسلطات هذة المستويات الإدارية بدقة تامة وتتوقف هذه الخطة على نوع المشروع أو المنشاة وحجمها ومدى انتشار أعمالها فى مناطق جغرافية متباعدة والمهم هنا هو استقلال الإدارات التي يعهد إليها بالمحافظة على الأصول عن الإدارات التي يعهد إليها بالمحاسبة عنها وذلك حتى تتحقق رقابة ادارة على الادارة الأخر ى .
وبالتالي يجب أن تتوافر فى الخريطة التنظيمية الخصائص السابقة : ( البساطة / الوضوح / المرونة/ الملائمة /اللوائح المنظمة/ التكلفة الاقتصادية ) ومع التخطيط السليم لأهداف المشروع يساعد ذلك كثيرا على :
1. تقسيم العمل وتحديد الاختصاصات والمسئوليات الوظيفية وتحديد السلطات المختلفة بما يساعد على حسن أداء العمل وانتظامه . 2.ربط الاختصاصات والمسئوليات بالأهداف والسياسات العامه المراد تحقيقها. 3. توفر الاستقلال التنظيمي للإدارات والأقسام بشكل واضح بما يساعد على تحديد المسئولين عن اى أخطاء أو مخالفات قد تحدث . 4. وضع إجراءات واضحة ودقيقة لنشاط الرقابة وعملها فى شكل خطة محددة مع إيجاد علاقة بين هذة الإجراءات وبرامج المشروع وانشطتة . 5. زيادة الكفاءة العمليات وتشجيع جميع الإدارات والأقسام بالالتزام بالسياسات الموضوعة .
وبالنسبة للمراجع الخارجي فانه يقوم بفحص عناصر مختلفة للرقابة الداخلية أهمها الخطة التنظيمية , فإذا كانت الأقسام مستقلة تنظيميا , فان هذة الحقيقة تساهم كثيرا فى تحقيق الرقابة الداخلية , وسيحدد المراجع الخارجي من خلال إجراءات المراجعة ما إذا كانت الأقسام مستقلة فعلا فى أدائها , وما إذا كان هناك فصل مناسب للوظائف , ولتحديد درجة الاعتماد على سياسات وإجراءات المنشاة المختلفة يقوم المراجع الخارجي باختبار مدى ملائمة السياسات والمعلومات المكتوبة التي يحصل عليها .
وتكون تلك المراجعة هامه وبصفة خاصة فى الحالات التي يكون للمشروع فيها عمليات ذات انتشار مكاني واسع , ومع ذلك فأنة كأساس لتوسيع أو تحديد إجراءاته ينبغي على المراجع الخارجي أن يحدد فعالية جميع السياسات والإجراءات المنفذة سواء كانت مكتوبة أم غير مكتوبة .
هذا هو الجزء الاول من الرقابة الفعالة وسوف نستكمل الجزء الثانى فى مقال قادم ولكن الايحق لى ان اطالب بالرقابة الفعالة وان انادى : ايتها الرقابة الفعالة .... اين انت ؟!! ومتى تسودين ؟!!
دكتور جمال على من تنادي ؟؟ متى كان هناك رقابة حتى نناديها بالعودة " قد اسمعت لو ناديت حيا ... ولكن لا حياة لمن تنادي "