تنظيم العمل في إدارة المراجعة الداخلية ...!!!

د . جمال شحات

176

لعبت المراجعة الداخلية فى الاونة الاخيرة دورا هاما وكبيرا سواء على مستوى شركات القطاع الخاص او داخل الوحدات الحكومية او شركات قطاع الاعمال وقد تسائل العديد من الاخوة القراء والمهتمين بمجال المراجعة والتدقيق عن كيفية تنظيم العمل فى ادارات المراجعة الداخلية وعلاقة تلك الادارة بالادارة العليا بالشركة وسنوضح هنا مراحل العمل في إدارة المراجعة الداخلية والتي تعتبر مترابطة بدرجة كبير، وتتفاعل فيها الإدارة التنفيذية مع إدارة المراجعة الداخلية، ففي كثير من المراحل لابد من الرجوع إلى الإدارة، كما أن السلوك التإلى للإدارة يتوقف على العمل السابق لإدارة المراجعة الداخلية.

ويوضح الشكل الوارد تصوير تداخل عمليات التنظيم والتخطيط لإنجاز مهام المراجعة الداخلية، وتقييم عملها ومنه يتضح:

أن وظيفة المراجعة الداخلية تبدأ من تحديد الأهداف والتعرف على احتياجات الإدارة التنفيذية، وهذه المرحلة تبدأ على مستوى الإدارة. بناءً عليه تبدأ إدارة المراجعة الداخلية في تنظيم العمل الداخلي، وتحدد احتياجاتها من الموارد البشرية والموارد الأخرى. كما أن الإدارة التنفيذية تلبى احتياجات إدارة المراجعة الداخلية من الموارد على أساس التنظيم وتوزيع العمل المقترح لتحقيق الأهداف.

الخطوة التالية تكون على مستوى إدارة المراجعة الداخلية، وفيها يتم تقدير خطر المراجعة. على ضوء تقدير خطر المراجعة، تعد إدارة المراجعة الداخلية إستراتيجية وخطط المراجعة. الإدارة التنفيذية تراجع خطط المراجعة في ضوء متطلباتها، وقد تدخل الإدارة بعض التعديلات على الخطط.

تقوم إدارة المراجعة الداخلية بتنفيذ عملية المراجعة وفقا للخطط المتفق عليها مع الإدارة التنفيذية. تعد إدارة المراجعة الداخلية تقارير المراجعة بصفة مبدئية. الإدارة التنفيذية تراجع التقارير التي أعدتها المراجعة الداخلية. بعدها تقوم إدارة المراجعة الداخلية بتقييم مدى التزام المراجعين بمعايير المراجعة ومعايير جودة الأداء.

إدارة المراجعة الداخلية تتابع نتائج وتوصيات التقارير. وقسم المراجعة الداخلية يعد التقرير السنوي لها، ويقدم هذا التقرير إلى الجهات المعنية ومنها الإدارة التنفيذية.

الإدارة التنفيذية تقوم عمل إدارة المراجعة الداخلية في ضوء الأهداف المحددة في بداية العام. وتجدر الإشارة هنا إلى أن هذا التسلسل في مراحل العمل سوف يتكرر سنويا.

ادارة المراجعة الداخلية                                                 الادارة العليا

بناء على هذا الإطار سوف نلاحظ المهام الرئيسية التالية:

♦ تنظيم العمل في إدارة المراجعة الداخلية.

♦ تخطيط مهام المراجعة الداخلية.

♦ تقدير خطر المراجعة.

♦ إعداد برامج المراجعة.

♦ تنظيم العمل داخل إدارة المراجعة الداخلية.

يبدأ تنظيم العمل داخل إدارة المراجعة الداخلية بترتيب الموارد المتاحة بالصورة التي تسمح بإنجاز مهام المراجعة بطريقة تساعد على تحقيق أهداف الإدارة. وعملية التنظيم تتداخل مع عملية التخطيط، لأن تنفيذ الخطة يتوقف كلية على التنظيم الداخلى للمراجعة الداخلية. ولقد حددت بعض مواد اللائحة الموحدة للوحدات الحكومية، بشكل عام، ضرورة تنظيم العمل على النحو الآتي (يتولى مدير الوحدة تنظيمها والإشراف عليها، ويكون مسؤولاً عن حسن سير العمل فيها وعن إنجاز جميع اختصاصاتها بفعالية).

يتضح من نص المادة الآتى:

♦ أن تنظيم العمل يعد مسئولية مدير المراجعة.

♦ الهدف من عملية التنظيم تحقيق الأهداف بفاعلية.

♦ يفهم من المادة أن التنظيم الداخلى سوف يعاد النظر فيه في ضوء المهام المكلفة بها إدارة المراجعة.

♦ يقع على المدير مسئولية الإشراف على سير العمل لضمان أداؤه بطريقة أفضل.

ومع هذا فإن اللائحة، كما أشرنا تتناول عملية التنظيم بشكل شمولى يحدد الخطوط العريضة لمسئولية مدير المراجعة الداخلية عن تنظيم العمل داخل إدارة المراجعة الداخلية. سوف نتناول فيما يلي عملية التنظيم بصورة مفصلة تشمل الآتى:

♦ الخطوات التفصيلية لتنظيم العمل داخل الإدارة.

♦ توثيق مهام المراجعة.

♦ الإشراف على عمليات المراجعة.

♦ متابعة النتائج.

♦ خطوات تنظيم العمل.

وتقع مسئولية تنظيم العمل داخل إدارة المراجعة الداخلية على عاتق مدير الإدارة، أما الاحتياجات التي يحددها من الموارد البشرية والمالية فتقع مسئولية تدبيرها على الإدارة التنفيذية.

و يمكن أن تقسم الإدارة إلى وحدات فرعية مثل:

- وحدة المراجعة: وتختص بمهام المراجعة

- وحدة مراقبة جودة الأداء: وتختص بمراقبة تنفيذ معايير المراجعة

- وحدة الخدمات الاستشارية: وتختص بالدراسات الاستشارية

- وحدة العمليات المساعدة: وتختص بالحفظ، والنسخ وغيرها من الأعمال المساعدة.

يعين موظف على درجة وظيفية عالية من الكفاءة والخبرة ليتولى إدارة الوحدة الفرعية للمراجعة الداخلية.

تقسيم العمليات الحكومية إلى أنشطة أو قطاعات متجانسة حسب الخدمات التي تقدمها الوحدة الحكومية بموجب هذه الأنشطة. تتبع هذه القطاعات وحدة المراجعة. على سبيل المثال في وحدة حكومية تعليمية يمكن تقسيم العمليات إلى القطاعات أو الأنشطة الرئيسية.

تعيين مساعد مدير المراجعة لكل قطاع، أو مدير مراجعة قطاع (نشاط). تقسيم القطاعات أو الأنشطة إلى مهام مراجعة.

يتم تخصيص الموارد البشرية على المهام، بحيث يراع في هذا التخصيص توازن حجم العمل على الأفراد المتاحين في الإدارة.

و يوضح تصور للهيكل التنظيمي داخل الإدارة ويلاحظ في هذا التقسيم ما يلى:

- وحدة مراقبة جودة الأداء ووحدة الخدمات المساعدة تعتبر ثابتة في كل التنظيمات بصرف النظر عن الوحدة الحكومية.

- وحدة الخدمات الاستشارية تضاف إلى التنظيم بحسب حاجة الوحدة الحكومية إلى مثل هذه الخدمات.

- وحدة المراجعة تختص بأعمال المراجعة الداخلية، وسوف تتغير الأنشطة أو القطاعات التي تضمها حسب طبيعة نشاط الوحدة الحكوميةاو غيرها.

وعلى أساس هذا التقسيم يحدد مدير المراجعة الموارد البشرية التي تحتاجها الإدارة سنويا.

لا يجب تنظيم وحدة المراجعة بحسب العمليات المالية لأن العمليات المالية من إيرادات ومصروفات تعتبر واحدة على مستوى الوحدات الحكومية او غيرها، وحتى تختص المراجعة بكل العمليات المالية التي تمارس في القطاع المقصود.

ان التطور الحادث فى مهنة المراجعة الداخلية يستلزم العمل على تنظيم ادارات المراجعة الداخلية فى كافة القطاعات حكومية او عامة او خاصة. وان الخطوة الاولى فى هذا الصدد هو العمل على تنظيم ادارات المراجعة الداخلية وهو ما نأمل ان يبدأ به جموع المراجعين والدققين فى ارجاء وطننا العربى الكبير.