يعد التساؤل الأكثر شيوعاً بين الشركات من يتولى أمانة سر اللجان المنبثقة من المجلس (لجنة المراجعة، ولجنة الترشيحات والمكافآت، ولجنة الحوكمة والمخاطر.. وغيرها)، فهل تكون تلك المهام ضمن مسؤوليات أمانة مجلس الإدارة لتولي مهام أمانة أعمال اللجان المنبثقة من المجلس أم يجب اختلاف الأمناء وفق المهام المناطة بها كل لجنة وهذا ما سيتم طرحة ولن يتم التطرق إلى اختصاصات الأمين في هذا المقال.
لا يزال الدور الإستراتيجي لأمناء سر مجالس الإدارة واللجان للشركات غير مكتشف بصورة كافية في هياكل مجالس الإدارات بالرغم مما شهده دور أمين سر الشركة من تطور ملحوظ في السنوات الأخيرة فلم يعد دوره مقتصر على تدوين محاضر الاجتماعات بل أصبح يشمل إدارة شؤون الشركة ودعم أعمال المجلس واللجان، وتطورت مهام أمين السر من دور إداري بحت وجزء من مهام وظيفة الإدارة المالية إلى مسؤول حوكمة وصولاً إلى المستشار الإستراتيجي لحوكمة المجلس واللجان.
ومن حيث الممارسات العالمية فتعد بريطانيا وأستراليا وأمريكا من الدول التي لا تنص قوانينها على تحديد ذات المنصب أو الشخص في أمانة المجلس واللجان وكذلك أغلب الدول ولكن إشارة تقارير الشركات السنوية ولوائح اللجان والمعاهد المتخصصة والأدلة الاسترشادية للدول إلى ربط دور الأمين في المجلس بمهام اللجان المنبثقة والإشراف عليها كونها جزءا من هيكل مجلس الإدارة وجزءا لا يتجزأ من أعمال المجلس بهدف الحياد وتجنب تضارب الأدوار المحتمل والحفاظ على الاستقلالية التامة والتناغم بين المجلس ولجانه وعدم ازدواجية المهام ما بين ما يرفع من تقارير وأدوار الأمين.
وقد أصدرت المحكمة الأسترالية في 2012 حكمها في قضية السيد شافرون الذي يجمع منصبين المستشار القانوني وأمين سر الشركة بعدم الفصل بين الأدوار كأمين ومستشار قانوني إذ يقع على عاتقه واجب تقديم المشورة والنصح لمجلس الإدارة بشأن المخاطر القانونية عند ظهورها. لذا تعد أفضل الممارسات العالمية أن تكون أمانة المجلس هي نفسها أمانة اللجان المنبثقة عنه والمسؤولة عن لوائحها.
وفي السعودية تختلف الممارسات ما بين الشركات والبنوك من حيث تولى أمانة المجلس أمانة اللجان المنبثقة عنه وما بين من ينتهج المرجعية الوظيفية المرتبطة بها في التعيين فتجد أمانة سر لجنة المراجعة ترتبط بالمسؤول الأول في الوظيفة على سبيل المثال مناطة بمدير عام إدارة المراجعة بينما أمين لجنة المخاطر مناطة بأمين بذات الوظيفة التابعة لها وغيرها.
تعد مهام الأمين دورا محوريا مهما في صياغة التوجهات والقرارات وتوثيقها الصادرة من مجلس الإدارة أو اللجان المنبثقة وحلقة الوصل بينهما وبين الإدارة التنفيذية وخط الدفاع الأول في الأمور القضائية وذاكرة الشركة، ويحظى أمين سر المجلس بصلاحية الموافقة على التعيين من قبل مجلس الإدارة ولجانه لضمان حوكمة الأعمال والعمل على التنسيق والترتيب بما يضمن التناغم في الأعمال المناطة وخطط العمل السنوية وتقديم المشورة.
ومن مبادئ الحوكمة التي يتوجب مراعاتها لأمين السر التواصل القوي ما بين اللجان ومجلس الإدارة، التعامل الأمثل مع أنماط الشخصيات المختلفة، الحيادية، وتخصيص الوقت الكافي لدعم أعمال المجلس واللجان في تأدية مهامه وتوفير تدفق البيانات التي تعزز من كفاءة وإنتاجية المجلس واللجان وقدرتها على صناعة القرارات ومتابعتها بالشكل الأمثل.
وأخيراً يلعب الأمين دوراً حاسما ومحركاً رئيسياً في تمكين مجالس الإدارة واللجان من الوفاء بالمسؤوليات الرقابية المتطورة ويعزز من فعالية مجالس الإدارة واللجان المنبثقة وحوكمة أعمالها، وسيتم الجواب على التساؤل والذي سيكون مختلفاً لكل شركة فعلى سبيل المثال: على الشركات الصغيرة والمتوسطة أن تتيقن أولاً من تفعيل دور المجلس قبل الانتقال إلى إنشاء اللجان وتعددها وعدم تعيين أكثر من أمين نظراً لصغر حجم الشركة والتي تتطلب التنسيق والمتابعة الفعالة لإطار الحوكمة الداخلي وقد تجمع مهامه مع وظيفية أخرى.
كما أن طبيعة الشركات العائلية وحجمها قد تستدعي بعض الضوابط والخصوصية على مستوى أمين المجلس واللجان والتي قد لا تتطلبها الشركات الأخرى وعدم التفرغ المستقل لأمين يدعم المجلس ولجانه إن وجدت، وكذلك الاختلاف ينطبق على الشركات المدرجة حتى وإن حددت التشريعات وجود أمين للقيام بالأعمال دون تقييد، إلا أن الشركات تتفاوت في من يتولى أمانة اللجان المنبثقة كمنهجية من قبل أمانة المجلس أم أمانة مستقلة تابعة لطبيعة الوظيفة المناطة بها اللجنة.
إلا أن واقع أفضل الممارسات العالمية والشركات الكبرى تؤكد استقلالية شؤون المجلس ولجانه لضمان الوصول إلى كفاءة وفعالية عالية في الأعمال وتوحيد الحوكمة فيما بين اللجان والمجلس والتنسيق والتواصل والإشراف الدائم ومرونة وسهولة القرارات والتوافق ما بين أعمال المجلس واللجان المنبثقة من خلال إناطة تلك المهام بمرجع واحد أمانة مجلس الإدارة وتتولى كافة شؤون المجلس ولجانه المنبثقة.
نقلا عن الاقتصادية
